Viele Nutzer setzen eine automatische Weiterleitung von E-Mails, z. B. von einer Geschäftsadresse zu einem persönlichen Konto wie Hotmail, Outlook oder Gmail. Auf den ersten Blick scheint dies bequem zu sein, aber in der Praxis führt es oft zu Problemen bei der Nachrichtenübermittlung.
Warum weitergeleitete E-Mails oft nicht ankommen
Große E-Mail-Anbieter wie Microsoft (Hotmail, Outlook, Live) und Google (Gmail) bewerten eingehende E-Mails immer strenger, um Spam und Phishing zu bekämpfen. Dabei prüfen sie, ob die der Absender kann technisch überprüft werden über sogenannte SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge.
Wenn eine Nachricht auf Serverebene weitergeleitet wird, scheint es bei diesen Kontrollen so, als ob unser Mailserver ist der ursprüngliche Absender. Denn die weitergeleitete E-Mail kommt nicht mehr direkt vom ursprünglichen Server, Authentifizierung schlägt fehl. Infolgedessen betrachten Microsoft und Google solche Nachrichten oft als verdächtig oder unauthentifiziert, was zu:
- im Spam-Ordner enden,
- sein abgelehnt oder verweigert, oder
- völlig nicht geliefert werden.
Dies ist kein Ausfall oder Fehler unserer Server, sondern ein Ergebnis der strenge Richtlinien dieser externen Postdienste.
Unser Rat
Wir empfehlen keine automatische Weiterleitung gesetzt.
Verwenden Sie stattdessen die eigener Briefkasten die zu Ihrer Domäne gehört. Sie können einfach über Webmail darauf zugreifen oder es in einem E-Mail-Programm (wie Outlook, Apple Mail oder Gmail über IMAP) einrichten.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie beim nächsten auf eine E-Mail antworten, auch dieses von Ihrer eigenen Organisationsadresse und nicht von einer Hotmail- oder Gmail-Adresse. Das sieht professioneller aus und vermeidet Verwirrung beim Empfänger.
