Veel gebruikers stellen een automatische doorsturing in van e-mail, bijvoorbeeld van een zakelijk adres naar een persoonlijk account zoals Hotmail, Outlook of Gmail. Op het eerste gezicht lijkt dat handig, maar in de praktijk levert het vaak problemen op met de aflevering van berichten.
Waarom doorgestuurde e-mail vaak niet aankomt
Grote e-mailproviders zoals Microsoft (Hotmail, Outlook, Live) en Google (Gmail) beoordelen binnenkomende e-mails steeds strenger om spam en phishing tegen te gaan. Daarbij controleren ze of de afzender technisch kan worden geverifieerd via zogeheten SPF-, DKIM- en DMARC-records.
Wanneer een bericht op serverniveau wordt doorgestuurd, lijkt het voor deze controles alsof onze mailserver de oorspronkelijke afzender is. Omdat de doorgestuurde mail niet meer direct afkomstig is van de originele server, mislukt de authenticatie. Microsoft en Google beschouwen zulke berichten daardoor vaak als verdacht of ongeauthenticeerd, met als gevolg dat ze:
- in de spamfolder terechtkomen,
- worden afgewezen of geweigerd, of
- helemaal niet worden afgeleverd.
Dit is geen storing of fout van onze servers, maar een gevolg van het strenge beleid van deze externe maildiensten.
Ons advies
Wij adviseren om geen automatische doorsturingen in te stellen.
Gebruik in plaats daarvan de eigen mailbox die bij je domein hoort. Je kunt deze eenvoudig openen via webmail of instellen in een e-mailprogramma (zoals Outlook, Apple Mail of Gmail via IMAP).
Een bijkomend voordeel is dat wanneer je vervolgens een e-mail beantwoordt, deze ook van je eigen organisatieadres komt — en niet vanuit een Hotmail- of Gmail-adres. Dat oogt professioneler en voorkomt verwarring bij de ontvanger.
